GTDを活用する僕のEvernoteの使用例!全スタックとノートブックを公開する。

年末年始の休暇を利用してEvernoteのスタックとノートブックを整理した。2014年8月にGTDを始めたときに使い始めたEvernoteだが、半年経ってようやく自分の生活に溶け込んで来た実感を持てるようになった。年始でタイミングとしても丁度良いので、この機会に一度僕の全スタック及びノートブックを公開したいと思う。

GTDを活用する僕はEvernoteをこうして使っている

全ノートブック数は32個!書籍に忠実な分類

Evernote

僕のEvernoteの分類は『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』という書籍の記載になるべく忠実になるようにしている。

というのも、僕がEvernoteを本格的に利用するようになったのは、GTDをペーパーレスで始めようと思ったことがきっかけとなっていて、GTDを勉強し始めたばかりだった僕は自分に合った分類方法など分かるはずもなく、まずは書籍通りに始めてみようと思い立って整理しているからだ。今のところGTDを運用するためのノートブックは当初のまま手を付けていない。

ちなみにノートブックの先頭につけている整理番号については、OZPA氏(@OZPA)のブログ「OZPAの表4」の下記記事を参考にして付番しているので、そちらを参照されたい。

とんでもなく参考になりすぎるEvernote使用例 7 〜@takaiphone2010 の全ノートブック晒し&Evernote運用術〜 | OZPAの表4
http://ozpa-h4.com/2013/05/22/takaiphone-evernote-example/

それでは各スタックごとに解説していく。

00000_inbox

全てのノートの一時保管場所の「inbox」である。基本的には最初にノートを作成する段階で各ノートブックに整理するが、生活の中のちょっとしたメモはまずこのinboxで殴り書きをして後で整理することも多い。良いアイデアや新しい発見があったときには迅速にメモすることが重要だ。

00100_資料/リスト

このスタック内には、日常的に使うリストや、近い将来に利用する予定の資料を入れてあるノートブックが分類されている。例えば毎朝のワークリストや職場の連絡網などはここに入れてある。

「IDとパスワードなど」にはWebサイトで利用しているIDとパスワードの情報を入れている。Evernoteにこうした情報を入れることについては賛否両論あると思うが、Evernoteアカウントのパスワードとは別のパスワードで暗号化するなど対策を実施しておけば、利便性とのバランスを踏まえて許容出来るリスクだと考えている。将来的にはプレミアムアカウントにして2段階認証を導入してさらにセキュリティを上げておきたい。

00200_プロジェクト

目的達成のために複数のタスクが必要なもの、それがプロジェクトだ。このスタック内のノートブックには各プロジェクトの手順と経過、それに関連する参考資料を入れている。

GTDのおけるプロジェクトをひとつのノートブックにまとめてしまうことも考えたが、参考資料については別のノートに分けておいたほうが、ノート内がスッキリして整理しやすい読みやすいことに気付き、現在は2つに分けている。

00300_連絡待ちリスト

このスタックにはシチュエーション別に連絡を待っている事項を記入している。このスタックを作ることで、「ここに書いてあることは他人から連絡が来ない限り何も出来ない」と、割り切ることが出来るので、頭の中を空っぽにするためにはかなり重要なノートブックだ。

00400_いつかやる/多分やる

普段の生活の中では一番利用頻度が高いスタックがこの「いつかやる/多分やる」スタックだ。このスタック内には自分の欲望がぎっしりと詰まっている。

ふとやりたいと思いついたことというのは、それが現実になってもならなくても、自身にとっては大きな影響を及ぼさない。それ故に自分でもビックリするくらいすぐに忘れてしまうものだ。それをきちんと書き留めておくことで、忘れないし、実現出来る確率は格段に上がってくる。

僕はこのどちらでもいいもの、日常へのプラスアルファを実現出来た時に幸せを感じるものだと思っている。だからこのスタックは重要だ。自分の幸せを左右するスタックと言っても過言ではないだろう。

00500_時間が出来たときに実行する行動

このスタックはGTDにおける「実行」のセクションを実施するためのToDoリストとなっている。各シチュエーションごとにタスクを分類し、実行していく。優先順位については整理する段階で理解出来ているので、特に気にせずごちゃ混ぜで放り込んでいる。

01000_職場メモ

このスタックは職場で学んだことや気付きをメモしている。通勤時間などにチェックして、同じミスを繰り返さないようにするためのノートブックだ。コンプライアンス的に職場で取り扱う資料や情報は入れられないので、あくまでも補助的なものとして位置づけている。(職場で必要なものは職場に綴じておけばいい)

02000_PomchiaNotes

ブログに関連する情報を入れておくスタックで、記事の下書きやWordpressのテーマの変更履歴などを記入している。

とりあえずブログを意識するために作ってみたものの、まだ上手く活用出来ていない。試行錯誤中のスタックである。

03000_ダイアリー

日記を入れておくためのノートブックだ。毎日を記録することで、週次レビューや月次レビューを行う際の参考資料としたり、PDCAを回すのに一役買っている。

04000_思考のノートブック

僕は何か考え事をするときは必ず文字に起こしながら考えるようにしている。このノートブックはそのメモを残すためのものである。

自分の思考を文字に起こすという作業は、自身の混乱を防ぎ、客観的に物事を見ることの手助けになる。そして何より後で見返すとかなり面白い(笑)。そんなイチオシのノートブックだ。

99000_アーカイブ

このスタックには使用済みのリストや処理済みのタスクを入れてある。

一般的にはアーカイブのためのノートブックはまとめてしまうことが多いようだが、僕は後で見返すときや過去の資料を探す必要になったときに、ざっくりとでも分類しておいたほうがスムーズに引き出せると思い、4種類に分けている。

ライフログの記録先は適材適所のサービスを

僕はEvernoteに自分の全てを記録しようとはとてもではないが思っていない。ライフログにはそれぞれ適材適所のサービスがあり、無理にEvernoteにこだわらなくても良いと考えている。

例えば未来の日付に行うタスクについては「Googleカレンダー」に記入しているし、資産状況や家計簿は全て「マネーフォワード」というサービスで記録している。そして自分が読んだ本は「ブクログ」というサービスで管理出来るし、毎日チェックしておきたいブログやニュースサイトは「feedly」というRSSサイトで更新状況を確認している。

僕にとってのEvernoteは、GTDを活用するためのバインダーとしての役割と、各サービスでは掬いきれない雑多なものを入れておくための納屋としての役割の2つの役割を担っている。あなたにとってのEvernoteはどんな役割を担っているだろうか。この記事が、あなたがEvernoteを整理するときに何か参考になれば幸いである。

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